Ich arbeite auch in einem kleinen Architekturbüro und mein Chef hat vor kurzem DocuWare installieren lassen. Wir hatten die Diskussion ob wir uns selbst ein Dokumentenmanagement-System installieren oder ob wir Profis da ran lassen, letzendlich haben wir uns dafür entschieden eine IT-Firma einzustellen. War die beste Lösung, dadurch hatten wir keine Arbeit mit der Installation, wir wurden gut in das Dokumentenmanagement-System eingeführt und wenn Probleme aufkommen, können wir uns immer bei denen melden und die beheben das dann.
Also kann ich dir nur empfehlen eine IT-Firma aufzusuchen, die euch dann diesbezüglich weiterhelfen! War bei uns zumindest die beste Lösung. ;-)