Hallo zusammen, hier ein kleiner Hilferuf zu dem Thema:

bei uns wird gerade eine neuen Ordnerstrutktur eingeführt, und im Zusammenhang damit die Ablagesystematik überarbeitet. DA es keinen Mailserver gibt (Die Mails landen auf dem jeweiligen Rechner der Mitarbeiter,ist folgendes geplant :

1. Alle Mails werden abgelegt (soweit OK)

2. für jede Mail soll im jeweiligen Schriftverkehrordner (Bauherr; Fachplaner etc...) ein neuer Ordner mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
angelegt werden.

3.Darin wird dann die Mail als eml / Outlook Element mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
abgelegt, etwaige Anhänge werden ebenfalls separat in dem Ordner abgelegt.

Wenn ich jetzt mal hochrechne, das ich pro Mail dafür ca. 2 Minuten benötige wird mit bei einem mittleren Mailaufkommen von ca. 60-70 Mails pro tag (gesendet + empfangen bei mehreren Projekten ) schlecht, wenn ich drüber nachdenke, da ich eigentlich nicht die Zeit habe, 2 von 8 Stunden am Tag Emails abzulegen.

Mal ganz abgesehen davon, das die Ablage dann pro Tag ca. 150-200€ kostet (kalkuliert man die Stunden intern mal mit 75€/h)

...Ausserdem hab ich es grade mal testweise gemacht und festgestellt, dass ich einen Großteil der Mails umbenennen müsste, da der Betreff zu viele Zeichen hat und im explorer nicht mehr in einen Ordner verschoben werden können.


Wie macht ihr das, oder gibt es irgendwelche tools die das für einen erledigen?


leicht verzweifelte bis panische grüße

Michael