Bezüglich Mails habe ich einen Filter für jedes Projekt gemacht und jedes Projekt hat seinen Mailordner im E-Mail Client und die Mails werden nach dem Empfang automatisch in die Ordner geschoben. Mit den Beteiligten wird ein vorangehender Betreff für den Mailverkehr vereinbart. Wenn der vereinbarte vorangehender Betreff nicht eingehalten wird, dann verschiebt man per Hand (ist nur ein Mausklick). Die Ordner können dann jeder Zeit in ein Archiv verschoben werden. Selbstredend ist, dass der Rechner mit den E-Mailordnern regelmäßig gesichert wird. Der E-Mailverkehr bleibt somit im Rechner in der Ordnerstruktur des E-Mail Clients und wenn das Projekt beendet ist, wird es zusammen mit den anderen Projektdaten archiviert. Die Abfolge der Mails wird anhand des Datums ersichtlich. Solange die Mails im System bleiben ist deren Abfolge ja sowieso gegeben. Im Prinzip kann man die ja eh im System belassen, denn viel Platz nehmen die E-Mails auch nicht weg. Ein E-Mail Client kann die Mails auch automatisch exportieren. Zur Not macht man sich ein Script dafür. Man kann sich auch ein Scrip machen, um dann auch das Datum in den Dateinamen schreiben zu lassen. Alles kein großes Problem. Ich verwende derzeit Thunderbird, bzw das Debian-Pendant Icedove (alles was netzt geht bei mir über Linux und im Prinzip ist der Linux-Rechner mein Server).

Hätte ich ein größeres Büro, würde ich einen E-Mail Server einrichten, der zentral die E-Mails abholt und den Mitarbeitern zur Verfügung stellt und das Beschriebene dann zentral auf dem Server ablaufen lassen.