Eine gute Frage!

Hier im Büro wird das auch immer mal wieder diskutiert. Meistens eher aus eigenem Antrieb als dass es von Bauherrenseite gefordert wird.

Bei EFH-Projekten ist das aus meiner Sicht zeitlich kaum zu leisten. Daher handhaben wir das in der Regel in einem "gestuften" Verfahren:

(1) Absprachen mit Behörden werden offiziel protokolliert. D. h. auf einem Protokollformular und entsprechend verteilt. Ggf. mit Anlagen.

(2) Verhandlungsprotokolle mit Firmen ebenfalls. Diese werden Bestandteil des Bauvertrages als Anlage dazu.

(3) Entwurfsbesprechungen werden handschriftlich protokolliert. Dazu gibt es einen Vordruck bzw. einen Büroblock. Die Mitschriften verbleiben nur bei uns und werden separat durchnummeriert/ datiert und abgelegt.
Je nach Stand des Entwurfsprozess´ werden Änderungen direkt im Plan eingetragen. Diese Unterlagen werden ebenfalls abgelegt. Da kommt schnell mal ein Ordner oder Mehr zusammen, weshalb hier immer wieder mal ausgemistet wird, spätestens nach Fertigstellung und Inbetriebnahme des Gebäudes.

(4) Bemusterungen werden in der Regel in Material- und Objektlisten festgehalten. Die Listen werden über den Projektverlauf mitgeführt und bei Übergabe des Projektes zusammen mit der Dokumentation und den Revisionsunterlagen dem Bauherrn übergeben.

(5) Baustellenbesprechungen werden mit dem Bautagebuch erschlagen. Hierzu gibt es einen Vordruck der während des Baustellenbesuchs handschriftlich ausgefüllt wird.

(6) Fachplanerbesprechungen werden in der Regel handschriftlich dokumentiert und nach Bedarf z. B. in einer Email zusammengefasst und den betreffenden Planer nach dem Termin mitgeteilt. Zur Zeit arbeite ich an einem Formular zur Schnittstellenklärung mit dem Ziel zum Anfang der Zusammenarbeit die Leistungsgrenzen festzulegen.

(7) .... was habe ich noch vergessen?