Frei verfügbare fertige Vorlagen kenne ich nicht; Bürounterlagen kann man nicht herausgeben. Google findet aber Protokolle aus der Wirklichkeit, bei denen man sich die Struktur abschauen kann.

Im Prinzip sind diese alle gleich aufgebaut, ob Planungs- oder Baustellenprotokoll: Im Kopf die Teilnehmer der Besprechung und der Verteiler, jeweils mit Name, Firma und E-Mail-Adresse.

Dann folgen verschiedene thematische Blöcke, die sich nach Projektphase unterscheiden und mit großen Buchstaben A-Z oder 1-99 durchnummeriert sind. Bei Generalplaner-Protokollen sind die großen Abteilungen den Fachplanern gewidmet; bei Baustellenprotokollen geht es nach Gewerken; in Projektsteuerer-Protokollen geht es nicht nur um die Planung, Vergabe und Ausführung, sondern im Vorfeld um den städtebaulichen Rahmen, die Baurechtschaffung und nach der Errichtung noch um den Umzug, Inbetriebnahme, Vermietung o.Ä.

In jedem dieser Blöcke gibt es Unterabteilungen, die fortlaufend nummeriert sind und jeweils so knapp wie möglich den Gegenstand, die Zuständigkeit und den Erledigungstermin enthalten. Es sind die jeweils unerledigten Punkte, die die Tagesordnung für die nächste Besprechung bestimmen, ergänzt um neue Punkte. Offene Punkte werden in den üblicherweise 14 Tagen zwischen den Jours Fixes erledigt. Unerledigte Punkte bleiben so lange im Protokoll, bis sie erledigt wurden, dann werden sie gelöscht.

Nach Versenden können alle Beteiligten innerhalb einer Frist Korrekturen am Wortlaut anmelden, danach gilt das Protokoll als verbindlich akzeptiert (inkl. der gesetzten Termine und Aufgabenzuordnungen). Zu jedem Protokoll gehört auch eine Anwesenheitsliste mit Unterschriften, sowie ggf. ein Anhang mit relevanten Terminplänen, Zeichnungen, Skizzen oder Fotos.

Ich nehme an, das meiste wusstest Du schon .

T.