Zeitfassung Formulierungen für Tätigkeitsbeschreibung

Hallo,
wie kann ich bei einer Zeiterfassung solche Arbeiten wie Berichte und Mails lesen beschreiben, so dass es nicht zu bürokratisch klingt?
Wie macht ihr das? Könnt ihr mir ein paar Beispiele schreiben?
Haupsächlich ist das das reine Lesen der Baustellenberichte, um für mich auf den neuesten Stand zu kommen. Auch das Lesen von Mails, die an mich nur zur Kenntnis gesendet wurden.

Bei meinem letzten Auftraggeber wurde es rausgestrichen, ich war jeden Tag 1h mit so was befasst. Unsere Wege haben sich daher auch getrennt.

Ich nenne so was "Organisation" mit Beispielen wie Mails verfassen, Telefonate, Vor-/Nachbereitung von Terminen.