Problem Bürovergrößerung

Ich schlage mich zur Zeit mit einem Luxusproblem rum, mit welchem es mir aber sehr ernst ist und für das ich in Kürze eine Lösung finden muss. Wahrscheinlich wird mir hier Keiner eine konkrete Lösung anbieten können, aber dennoch eine kurze Schilderung:

Ich betreibe mein Architekturbüro nun seit etwa 4,5 Jahren selbständig. Habe allein begonnen, dann eine Architektin halbtags eingestellt, dann umgezogen in größere, zentralere, repräsentativere Büroräume mit Rezeptionsservice. Dann weitere Mitarbeiter eingestellt. Zur Zeit arbeiten wir zur Viert einschl. mir. Hinzukommen noch zwei studentische Hilfskräfte.
Die ersten zwei Jahre waren hollprig...wir hatten zwar zu tun, aber es hätte auch hier und da mehr sein dürfen...jeden Monat ging es mit Einnahmen und Zahlungsverpflichtungen gerade so auf. Selbst heute nach mehr als 4 Jahren und einer verbesserten Einnahmesituation konnte ich keine großen Rücklagen bilden...dafür ist das Büro mittlerweile annähernd perfekt ausgestattet, weil ich die Gewinne ständig wieder investiert habe.
Investiert haben wir auch viel in unsere Projekte. Selbst bei kleinen Dingen haben wir uns Mühe gegeben und auch Kunden mit kleinem Geldbeutel nicht nach Hause geschickt. Ich habe mir unheimlich viel Zeit für Gespräche, Kontakte, Anbahnungen, unbezahlte kleine Vorentwürfe und Aquise genommen. Das zahlt sich nun seit ca. einem Jahr aus...die Aufträge kommen mehr oder weniger angeflogen. Größere und kleinere, öffentliche, private, gewerbliche...darunter auch ein paar richtig Leckere.
Nun das Problem:....es wird zuviel....viel zuviel. Mittlerweile könnte ich ein weiteres Büro komplett mit Aufträgen versorgen. Ich stecke als Verantwortlicher in knapp 20 Projekten drin und habe keinen erfahrenen Führungsmitarbeiter unter meinen Angestellten, der mir entscheidende Tätigkeiten abnehmen könnte bzw. gewisse Projekte selbständig betreuen könnte. Den Leuten fehlt entweder die Qualifikation, die Erfahrung und/oder sie sind durch Teilzeittätigkeit nicht ständig verfügbar.

Es gibt im Wesentlichen zwei Lösungsansätze:

1. mehrere Aufträge, vor allem die größeren, absagen und wieder kleinere Brötchen backen, was dazuführen kann, dass dann irgendwann zu wenig zu tun ist bzw. man in der Bedeutungslosigkeit verschwindet und immer nur kleine Brötchen backen wird.

2. Herausforderungen und alle Projekte annehmen, Büro kräftig aufstocken, Mitarbeiter mit Erfahrung und Kompetenz einstellen und schauen das man sich auf einem höheren Niveau etabliert.
Problem hierbei: Kontroll- und/oder Qualitätsverlust, extremer Mangel an brauchbaren Fachkräften, möglicherweise noch mehr Zeitinvest meinerseits (derzeit bereits ca. 70 Stunden pro Woche)

Ich tendiere natürlich zu Lösung 2, aber auch wenn mein Kopf mir nüchtern vorrechnet, wie es funktioniert, rebelliert mein Bauch-(gefühl). Es widerstrebt mir, dass ich zukünftig dann nicht mehr alle Kunden und Baustellen selbst betreuen kann, dass Entwürfe und Kostentreue leiden könnten und das ich mir dadurch das, was ich mir schon weit vor meiner Selbständigkeit aufgebaut habe, darunter leidet. Hierbei geht es vor allem um Zuverlässigkeit, Termintreue, Zeit für das Gespräch mit dem Kunden, konservative Fachkompetenz.

Vielleicht hat der ein oder andere schon vor ähnlichen Entscheidungen in unserem Beruf gestanden und sich richtig entschieden.
Meine Erfahrung sagt mir, dass ein Bauchgefühl selten täuscht...aber welcher Architekt läßt schon interessante und gut bezahlte Projekte sausen???

Eine schnelle Antwort würde lauten: Stelle verantwortliche Projektleiter befristet ein, lerne, Verantwortung abzugeben. Locken kann man solche Leute mit der Aussicht auf eine finanzielle Beteiligung am Projekterfolg.

Wenn Du die Chancen und Risiken für ein nachhaltiges Wachstum abschätzen willst, muss wohl ein Unternehmensberater ins Spiel kommen. Manchmal macht sowas auch der kaufmännische Leiter, der die mittel-/langfristige Liquiditäts- und/oder Auftragsplanung verantwortet.

Wenn Du nicht nachhaltig wachsen willst, sondern nur einige gute Aufträge mitnehmen willst, mache es wie die anderen: Hire and fire. In kaum einer Branche können Unternehmen innerhalb kürzester Zeit so problemlos wachsen und schrumpfen wie im Planungsbereich. Befristete Verträge: Fast der Normalfall. Betriebsbedingte Kündigungen: Jederzeit gerne. Betriebsräte: Nicht vorhanden. Gewerkschaften: Fehlanzeige. Leidensbereitschaft der Mitarbeiter: Endlos.

Also: Lustig wachsen & schrumpfen - so machen es die anderen doch auch.

T.

Eine konkrete Lösung kann ich dir natürlich nicht geben, aber eine kurze Schilderung dessen, was mir vor Jahren passiert ist...

Ich habe 1993 einen kleinen 2-Mann (Zimmerei-)Betrieb übernommen. Die Auftragslage war sehr gut und durch mein (parallel) laufendes Studium kamen immer neue Kunden hinzu.
Wir entwickelten uns recht schnell, 1997 traf ich die Entscheidung 2 Teilhaber mit ins Boot zu nehmen. Zusammen bauten wir den Betrieb weiter aus, bis wir im Jahr 1999 einen Mitarbeiterstamm von 40 Angestellten erreichten und über eine hochmoderne, neue Produktionshalle verfügten.
All unser erwirtschaftetes Geld hatten wir investiert, eigentlich keine Rücklagen gebildet - wir waren "erfolgsverwöhnt"!
Dann "crashte" die Bauwirtschaft, Aufträge gingen zurück und mit Basel2 und dem neuen rating System bestimmten (statt Kunden-) immer öfter Bankgespräche der Tagesinhalt.
Obwohl wir auf die Krise mit Einsparungen reagiert hatten, den Personalstamm auf 25 Angest. herunterfuhren, neue Konzepte vorlegten wurden uns "von heut auf morgen" die Kredite gekündigt. Das Ende vom Lied war ein bitterböser Konkurs!

Ich mag keine Schwarzmalerei, aber ich denke noch sehr oft darüber nach, was damals falsch gelaufen ist. Mein Fazit ist, dass speziell die Baubranche sehr konjunkturabhängig ist und ein Zeitraum von 4 J. hier eigentlich nichts bedeutet.
Heute würde ich bei einer für mich überschaubaren Betriebsgröße einfach Kunden gegenüber auch mal "Nein" sagen - und das ist schwer, ich weiss! Auch weiss ich, dass es in D schwer ist, eine vernünftige Zusammenarbeit von 2 eigentlich im Wettbewerb stehenden "Konkurrenten" aufzubauen, um diese Spitzen abfangen zu können, ohne einem Kunden vor den Kopf zu stossen... dies wäre nämlich eine wirkliche Alternative!

Ich würde heute versuchen Rücklagen aufzubauen, um auf Auftragseinbrüche oder ggfls. Zahlungsausfälle kompensieren zu können!

Ich wünsche dir auf jedenfall eine glückliche (-re) Hand bei deiner Entscheidung!!

Ein Handwerksbetrieb ist aber kein Architekturbüro. Architekten sind 10x leichter wieder "freizusetzen" als jeder Geselle oder Meister.

T.

Ein interessantes Thema!

Diese Situation kenne ich aus dem Büro in dem ich zur Zeit arbeite und ich
merke (teilweise auch aus direkten Gesprächen), dass sich mein Chef mit
ähnlichen Gedanken befasst.

Ein wahres Dilemma.

Ich glaube, man muss sich für einen Weg entscheiden. Entweder eine sehr stark
persönlich geprägte Architektur die als Ergebnis eines intensiven persönlichen
Kontaktes zwischen Architekt und Bauherrn entsteht ODER eine zwar
technisch sorgfältig durchgearbeitetes Gebäude mit abstrichen bei der
"architektonischen Seele" dafür mit termintreuem und gerichtssicheren
Projektmanagement bei dem dann auch mal bei der Bemusterung von
Türklinken beide Augen zugedrückt werden.
Klar, jetzt wird der ein oder andere hier mit Ausnahmeprojekte wie
Chipperfields Neuem Museum kommen und erklären, dass auch beides unter
einen Hut zu bringen ist. Aber ob in solchen Büros Geld jemals die
Entscheidende Rolle gespielt hat mag ich bezweifeln. Damit meine ich nicht
Baukosten sondern die finanziellen Startvoraussetzungen des Büroinhabers.



Diese Angst kann ich nachvollziehen. Ich glaube sie würde sich, sollte ich in
einer ähnlichen Situation sein, auch bei mir breit machen. Die angesprochene
Qualtität der verfügbaren Fachkräfte ist in der Tat als mangelhaft einzustufen.
Insbesondere wenn man Personen für verantwortungsbehaftete Aufgaben
sucht. Das beginnt bei "wie lege ich eine sorgfältige Zeichnung an" (siehe
meinen Thread von August) und endet beim Achselzucken des jungen Bauleiters
wenn morgens entgegen aller Vereinbarungen die Handwerker nicht auf der Baustelle
befinden. Ja sogar an kleineren Alltagssituationen spürt man wie Leute die
Verantwortung geradezu von sich schieben: z. B. mit dem ans-telefon-gehen
wenn jemand anderes gerade für einen moment nicht an seinem Platz sitzt.

Ich selbst habe das Glück als immer-noch-Berufseinsteiger (Diplom seit
zwei Jahren) durch meinen Chef gerade mehr Verantwortung übertragen zu
bekommen. Es ist ein holpriger Weg, da eine Verschiebung der
Tätigkeitsfelder für alle neu ist.

UND: Das weitere Dilemma aus Sicht eines Büroinhabers: Kaum ist ein
Mitarbeiter aufgebaut, der Verantwortung übernehmen kann wird er das
Büro verlassen, "weil er es auch selbst schaffen kann". Gerade bei kleinen
Ein-Personen-Chef-Büros scheint hier ein großes Hindernis in der Entwicklung
zu liegen. Ob hier die von Tom angesprochene Beteiligung am Gewinn
Abhilfe herbeiführen kann bezweifel ich:
- Es würde zur Folge haben den Gewinn offenlegen zu müssen. Mindestens
Projektweise, da sich anderenfalls der Mitarbeiter verballhornt fühlt.
- Warum hat sich der Chef entschlossen sein Büro allein zu betreiben: Nicht
selten liegt das an ausgeprägtem Misstrauen anderen gegenüber. Dieses
Mißtrauen führt einerseits zu sorgfältigem Arbeiten des Chefs, begrenzt
gleichzeitig die Fähigkeit Verantwortung abgeben zu wollen/ können.
In der Regel haben Chefs (häufig) die oben beschreibene Erfahrung gemacht
und sehen sich dadurch in Ihrem Mißtrauen bestätigt.
- Warum sollte man sich als junger verantwortungsbewusster Architekt auf
eine Beteiligung bei einem jungen - und damit wirtschaftlich meist instabilen -
Büro einlassen, wenn der Markt sich quasi um einen reißt und attraktive
Arbeitsangebote mit weniger Risiko ohne eigenes Bemühen angeflattert
kommen.

Ich beende den Beitrag hier etwas plötzlich und lasse die Positionen offen
stehen.

Mag stimmen, auch wenn ich mit dieser "Form" nichts anfangen kann, aber fehlende finanz. Rücklagen kannst du nicht plötzlich kompensieren... oder ist es jetzt auch üblich, dass die Leute ihre Büroausstattung nebst Fläche mitbringen?

Ich kenne es so, dass der Chef mit dem Projektleiter mindestens monatl. den internen Finanz-Status des Projektes bespricht. In diesem Rahmen wird klar kommuniziert, welche Leistungsphasen positiv abgeschlossen wurden, welche nicht. Und auch die Profitabilität des Gesamt-Projektes. Eine solche Beteiligung wäre ja eine Kompensation für ein in Relation zur Verantwortung/Kompetenz niedrigeres Gehalt - der Chef wälzt also ein Teil seines unternehmerischen Risikos auf den Mitarbeiter ab. Ein Allheilmittel sehe ich darin nicht, nur eine von vielen Möglichkeiten, bessere Leute anzuziehen ...

Mit dieser Expansionsfrage ist eine grundsätzliche Umwälzung verbunden (Organisation des Büros, Führungsstil und -philosophie). Ich habe auch schon Chefs kennengelernt, die eigentlich gar keine Expansion wollen, die mit 3 Halbtagskräften und gelegentlichen Fenstertauschen zufrieden sind. Ein anderer Chef erzählte mir erleichtert von einem erfolgreichen Schrumpfungsprozess - wie gut es jetzt wieder sei, alle Projekte persönlich begleiten zu können (d.h. in diesem Fall, mit jedem Projektleiter pro Woche 1/2 Stunde die dringendsten Fragen zu besprechen). Einen kaufmännischen Leiter und einen "Managing Director" für den Tagesbetrieb seines Büros hat er aber zusätzlich.

Ich glaube, dass das ein Lernprozess für alle Beteiligten ist, den man bei einem ersten Projekt mit dem teilweisen Abgeben von Verantwortung erproben muss. Und dazu nochmal: Die Planungsbranche ist für solche tastenden Schritte ideal - einzelne Projekte in einzelnen Phasen, die von einzelnen Mitarbeitern in zeitl. oder inhaltlich befristeten Verträgen bearbeitet werden. Also mein Rat: Wenn es Dich juckt, einfach versuchen.

T.

Damit Architekturbüros zusätzliche Fläche anmieten, müssen schon Milliardenprojekte reinkommen. Das Bewusstsein für Fixkosten ist bei den Chefs schon hoch entwickelt. Bis dahin wird erst mal jeder Beistelltisch zum Arbeitsplatz umfunktioniert, werden zur Not Tische auch doppelt besetzt. Rechner werden im Monatsrhythmus geleast, erst mal tut es auch der 8 Jahre alte Rechner aus der Besenkammer. Das ist die Realität.

T.

Sorry, aber unter den von dir geschilderten Umständen kann wohl niemand vernünftig arbeiten... falls Archimedes dennoch deine Auffassung teit, kann er es ja auch so handhaben - er ist ja Chef!

Ich sage ja nur: Das stark atmende Unternehmen ist in der Architektur die Regel. Und Flächen und Investitionen spielen beim Atmen erfahrungsgemäß keine oder nur eine verschwindende Rolle.

T.

Hoffentlich nicht üblich aber es kann schon vorkommen das erwartet wird das man seine eigene Hardware oder sein Arbeitszimmer zuhause mit einbringt. Die Einsicht das das evtl. extra bezahlt werden muesste ist allerdings unueblich


Aber zum Problem:
Meiner Meinung nach heisst die Loesung Networking. Wenn man sich aus beschriebenen Gruenden nicht ueberschnell vergroessern moechte entweder die kleinen Projekte temporär von anderen befreundeten Bueros bearbeiten lassen die gerade Luft haben um sich voll den groesseren zu widmen, oder sich bei den Groesseren aushelfen lassen. Hat am Anfang ein paar Reibungsverluste, eingespielt erweitert es die Moeglichkeiten der beteiligten Bueros ungemein.

Was spielt denn deiner Meinung nach beim Atmen eine Rolle... um diesen Punkt scheint es sich ja auch bei Archimedes zu drehen!?
Um als Selbstständiger beruflich überhaupt Luft holen zu können brauchst du eine gesunde finanz. Basis... wenn du bei einem Auftrag, der mal ins Wackeln gerät gleich kalte Füsse bekommst, dann hilfst du niemanden - ganz egal, ob du Leute sofort und wie es dir gefällt "freisetzen" kannst!
Wenn jemand nach 4,5 Jahren noch keine Rücklagen hat aufbauen können zeugt das von totalem Einsatz ...oder totaler Dusseligkeit und Unvermögen. Zweiteres möchte ich dem Threaderöffner - ohne ihn zu kennen- absprechen...

Das ist in meiner Region auch Praxis, große, namhafte Läden lassen sich von kleinen, weniger bekannten aushelfen. Durchaus ein Weg. Das dient dann aber meistens dazu, vorhandene Kapazitäten bei den Kleinen auszulasten. Mit Wachstum der Kleinen hat das nichts zu tun; dafür wird niemand extra eingestellt. Kleine, die sich gegenseitig ergänzen, habe ich noch nicht erlebt. Da gibt es Freundschaften zwischen den Chefs, aber keine Kooperation.

T.

Dass man Kosten (=Personal) im Notfall schnell wieder loswerden kann. Und das ist in der Architektur leichter möglich als irgendwo sonst. Das Risiko für Arbeitgeber ist bei Neueinstellungen denkbar klein.

Zu den Rücklagen: Meiner Erfahrung nach bilden weder große noch kleine Büros nennenswerte Rücklagen; die Controller sehen bei wackeligen Projekten sehr schnell die Welt untergehen. Deshalb werden die Leute in der Architektur leichten Herzens sehr schnell wieder auf die Straße gesetzt. Die Kapitaldecke ist im Allgemeinen sehr dünn. Mit dem seriösen Wirtschaften in anderen Branchen oder Lehrbuch-BWL hat das nichts zu tun.

T.

Was Selbständigkeit anbelangt, so kann ich auch etwas Senft dazu geben.

Ich hab, ähnlich wie Jörg, auch einen Crash mit einer Zimmerei (väterlich) durchlebt.
Heute bin ich mit einem 50-50 Compagnon als Industrievertretung wieder selbständig.
Würde ich wahrscheinlich wieder machen. Aber nur in der Weise, dass ich keine Angestellten habe. Wenn auch im Bereich Architektur "Hire and Fire" viel leichter sein mag, so ist das doch immer noch das größte unternehmerische Risiko.
Die Firma wächst und wächst, die Mitarbeiter werden mehr und mehr und dann kommt eine kleine Auftragskrise und innerhalb kürzester Zeit sind alle Gewinne, Rückstellungen etc. aufgefressen.
Von daher scheint mir für euch Architekten doch das Networking ein guter Ansatz zu sein.
Ansonsten würde ich dazu tendieren, auch mal einen Auftrag nicht anzunehmen.
Man kennt, betriebswirtschaftlich gesehen, mehrere mögliche effektive Kenngößen für Firmen. Mag für die Architkturbranche z.B. sein, dass die One-Man-Show gut funktioniert und dann als nächste Bürogröße ein 4-5 Mann Büro.
Geht es darüber hinaus, wird es wieder ineffektiver. Befrag dich mal bei bekannten Büros.
Zudem solltest du mal ganz genau nachrechnen, wieviel für dich als Firmenchef denn von jedem beschäftigten Mitarbeiter als Rendite über bleibt.
Wenn mehr Aufträge nur dazu führen, dass du Geld wechselst bei höherem Risiko, dann lass es lieber sein.