E-Mail Verwaltung und Sicherung

Hallo zusammen!

Wir organisieren uns Mailverkehr über Online-Postfächer (Einzelpostfächer mit 2 GB, Bürohauptpostfach mit 15 GB), die wir permanent mit Outlook synchronisieren. Das funktioniert bisher gut und wir sichern auf unserem Server nur die archivierten E-mails in regelmässigen Abständen.
Mittlerweile nimmt der Mailverkehr und die Mailgröße allerdings Dimensionen an die in Kürze dazu führen werden, dass sich etwas ändern muss.
Momentan gehen durchschnittlich am Tag ca. 40-50 MB an Daten raus und es kommen ca. 10-20 MB an Daten per Mail zu uns. Das führt dazu, dass wir häufig archivieren müssen um die Online-Postfächer wieder freizuschaufeln. Nachteil: Man muss bei der Suche nach Mails die wenige Wochen/Monate alt sind immer verschiedene Postfächer bzw. Archivierungen durchsuchen.
Also entweder deutlich größere Online-Postfächer oder eine Serverlösung im Büro.
Wie handhabt ihr das?

Büromanagementsoftware!
Damit liegen die E-Mails dann direkt bei Euch auf dem NAS, oder Büroserver.
E-Mails werden aus der Software heraus geschrieben und in der Datenbank
abgelegt, d.h. Du öffnest in der Projektoberfläche einen Projektbeteiligten und
wählst "E-Mail, Fax oder Brief an" und demntsprechend öffnet sich Word oder
Outlook und füllt die Vorlagen auch gleich aus (also Adressat, Bauvorhaben,
Grußformel, Datum, Betreff usw. usf.)
Das Schriftsück ist dann voll indexiert und für alle autorisierten Mitarbeiter
(Gruppen) verfügbar auf dem Server.
Wir hatten auch mal überlegt Emails auszulagern, aber nee, ich will das lieber im
Hause haben, genauso wie meine Kontakte...

Welche?

Es sollte etwas autarkes sein, also nicht irgendwie als Aufsatz zum CAD oder AVA. Ansonsten finde ich die Online-Sicherung sehr interessant.

wir haben Cycot OM, war ein Tipp hier aus dem Forum, und damit ich nicht ewig
viele lange Texte und Bilder reinladen muss, hängt eine kurze Übersicht von mir an.
Es ist Stand-Alone Software, hat aber eine starke Outlookschnittstelle.
Link:
CYCOT OM - Adressen, Organisation und Controlling im Architektur- und Ingenieurbüro.

Angehängte Dateien

CycotOM.pdf (548,2 KB, 417x aufgerufen)

Hallo Kieler,

danke für den Link. Ich hab mir das Ganze angesehen und es sieht "verlockend" aus. Benutzt Ihr die Version Controlling oder Premium mit oder ohne monatlichen Softwareservice?

Das Ganze ist nicht ganz günstig mit (699 bzw. 1199 pro Arbeitsplatz + Service), aber, wie ich Dich einschätze, hast Du Dir die Investition reichlich gut überlegt und es lohnt sich. Seit wann arbeitet Ihr damit?

Hast Du es tatsächlich auf allen Arbeitsplätzen installiert?
Das schreckt mich ein wenig ab, denn es wären bei 7-8 Rechner auszustatten.


Archimedes + Komplizen

@kieler:

Nochmal eine Frage zu Cycot OM, denn ich habe da vermutlich was falsch verstanden:

Ich erwerbe im Prinzip nur eine Lizenz von Cycot OM Controlling oder Premium für meinen Server, kann aber von mehreren Rechner dennoch auf die Adressverwaltung, E-Mail-Plugin etc. zugreifen??

Ich benötige also nur für die Zeiterfassung Zusatzlizenzen?

Entschuldigung, die Serverattacke kam dazwischen, danach habe ich das
irgendwie aus den Augen verloren.
Zunächst glaube ich, dass das erst bei Büros Deiner Größe richtig
rentabel wird.
Zwar ist das Controlling Modul nicht nach PEP7 zertifiziert, aber letztlich
interessiert ja nur in welchen Leistungsphasen Geld verdient und in welchen
zugebuttert wird, um ggfls. gegenzusteuern.
Die Zeiterfassung und das daraus resultierende Contolling "auf Knopfdruck"
machen das u.a. möglich.
Und zeichnest Du nicht mit Allplan? Das ist ja noch viel besser mit Cycot
verknüpft (Planverwaltung) als AutoCAD.
Ich habe auch nach ein paar Telefonaten den Eindruck, dass da ein
HOAI-Modul im Busch ist.

Wir haben die Premium Version.
Es ist schon so, dass jeder Rechner eine Lizenz braucht, die Software wird
auch auf jedem Rechner installiert, allerdings haben wir die nicht gekauft, es
gibt eine Mietkaufoption für (ich glaube) 39€ im Monat/AP + Service wenn
man den wünscht.
Am Besten rufst Du da einmal an, die machen dann eine Telefon-Präsentation
über Teamviewer. Dann kannst Du dem Präsentierer auch alle möglichen
Löcher in den Bauch fragen. Schön ist, dass das eine Firma mit "richtigen"
Menschen ist, die man auch tatsächlich telefonisch erreicht.

Danke für die Tipps. Wir verwenden ArchiCAD, aber die Frage ist ja, was man alles über diese Software abwickeln möchte und was nicht.
Ich werde mich mal darüber informieren.
Bei den Preisen muß es sich jedenfalls lohnen, denn das wären im Jahr 7 x 39 x 12 = 3.276 Euro ohne Service.

Du hast schon Recht, überschlägig muss die Software eine Stunde im
Monat pro Mitarbeiter sparen, sonst lohnt es sich nicht.
Ab der zweiten Lizenz gibt´s Nachlass, bei sieben kann man bestimmt individuell
verhandeln.
Du solltest Dir schon im Klaren sein was Du brauchst und nicht irgendwas
kaufen, das irgendwie ganz patent aussieht oder irgendein Trottel im Internet
empfohlen hat
Ich hatte annähernd genau das gesucht, daher war es beinahe
maßgeschneidert.

Reicht es denn den Service für eine Lizenz abzuschliessen oder benötigt man den für alle Lizenzen, weil es ständig Updates gibt?

Danke schonmal. ich werde mich bei Cycot mal informieren.

Hallo Archimedes,

womit machst du denn die zeiterfassung im büro?

unterm strich hat die zeiterfassungssoftware nämlich erweitert.
ist auch pep7 zertifiziert. allerdings wenn ich mich recht erinnere etwas teurer als cycot om.

System - untermStrich | Controlling Management Software


_tim

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carpe diem!