Rechnungsprüfung - Frist

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einer gesetzlichen Regelung oder nach einem Urteil, ab welchem Datum die Frist einer zur Prüfung vorgelegten Rechnung läuft.

Aus §16 Pkt. 5.1 VOB/B geht hervor dass alle Zahlungen auf das äußerste zu beschleunigen sind, aus Pkt. 1.3 geht hervor, dass Ansprüche aus Abschlagszahlungen binnen 18 Tage nach Zugang der Aufstellung fällig werden.

Wer schonmal Rechnungen für größere Baumaßnahmen geprüft hat, der weiß wieviel Zeit da drauf geht wenn man 3 Rechnungen á 150 Seiten vor sich liegen hat. Der Bauherr hat den Anspruch, dass nach 5 AT die geprüfte Rechnung vorliegt.
Ein Tag mehr oder weniger ist da schon von Bedeutung.

Weiss mir da jemand eine verbindliche Regelung wie ich das mit dem Zustellungsdatum zu händeln habe?

Mein alter Chef hat das immer so gemacht...Rechnungen die nach 14:00 eingegangen sind, haben den Eingangsstempel vom nächsten Tag erhalten. Begründet hat er das damit, dass er die Kapazitäten dieses Tages ja nicht mehr vollumfänglich für die Prüfung dieser Rechnung nutzen könne. Wenn er kurz vor 17:00 noch eine Rechnung reingereicht bekommt, könne keiner von ihm erwarten, dass er die am gleichen Tag noch prüft. Bei Bauherren die nach 5 AT eine geprüfte Rechnung haben wollen, reduziere sich seine verbleibende Zeit auf 4 Tage wenn er den Stempel von heute draufmache.

Leuchtet mir ein diese Argumentation. Wende ich so auch an. Nur weiss ich nicht ob das eine rechtssichere vorgehensweise ist. Nach längerer Websuche habe da leider noch nix verwertbares gefunden.

Hoffe mir kann da jemand weiterhelfen.

Natürlich gibt es die gesetzlichen Fristen, aber die Vorgehensweisen in der Praxis weichen davon doch regelmässig ab. Wohlgemerkt mit gegenseitigem Einverständnis der Beteiligten.
Die Art der Abrechung, Zahl der Abschlagsrechnungen und die entsprechenden Fristen kann man in den Vorbemerkungen der Ausschreibung und im Bauvertrag genauer spezifizieren und festlegen.

Es ist dabei auch ein großer Unterschied ob es sich um einen öffentliche oder privaten bzw. gewerblichen Auftrag/Baumaßnahme handelt. Dann muß noch zwischen Abschlags- und Schlußrechnungen unterschieden werden.

Mit öffentlichen Aufträgen habe ich wenige Erfahrungen, aber es wird in fast allen Fällen so gehandhabt, daß man sich als Architekt über den aktuellen Stand der Baumaßnahme auf dem Laufenden hält und quasi parallel zum Baufortschritt eine eigene Rechnung führt um abschätzen zu können, wieviel Geld verbaut wurde und wieviel der Auftragssumme bereits ausgegeben sind.
Dadurch hat man einen sehr zeitnahen Überblick über die Kosten und kann eine eingehende Rechnung, denn maßgebend ist, wie Du bereits geschrieben hast der Posteingang beim Architekten, sofort bewerten und innerhalb von 2-3 Tagen mit einem entsprechenden Einbehalt, für weitere Prüfungen, freigeben.
Wenn die Rechnung offensichtlich stimmt, dann werden oftmals 90% sofort angewiesen um auch evtl. Skontofristen zu wahren. Für das weitere und genaue Prüfen der Rechnung kann man sich dann mehr Zeit nehmen.
Vielfach werden die ersten Abschlagsrechnungen nur auf Plausibilität geprüft und mit 10% Einbehalt (evtl. auch höherem Abzug für Sicherheitsleistungen bzw. Bürgschaften oder Allgemeinkosten (Baustrom, Reinigung, Entsorgung etc.)) freigegeben. Dann prüft man die vorletzte Abschlags-rechnung und die Schlußrechnung genau. Man muß natürlich zwischendurch unbedingt darauf achten, daß die Unternehmen zu keinem Zeitpunkt überbezahlt sind, weil sonst der notwendige Druck im Bedarfsfall nicht ausgeübt werden kann.

@Archimedes

Vielen Dank für deine Antwort. Der Beitrag hat zur Beantwortung meiner Frage leider nicht beigetragen.

Zur Vorgehensweise bei der Rechnungsprüfung kenne ich es nur so, dass jede Rechnung genau geprüft wird bevor sie freigegeben wird. Da bleibt kein Cent drin der da nicht reingehört. Alle Rechnungen müssen aufsummierend erstellt sein. Eine grobe Prüfung und Freigabe der Summe ist mir noch nicht unter gekommen. Die Kostenkontrolle/Kostenverfolgung läuft natürlich parallel.

Meine Frage bezieht sich auf die rechtliche Grundlage...ab welchem Zeitpunkt genau die Frist zu laufen beginnt.

meines wissens nach gilt der Poststempel plus die in Deutschland allgemein anerkannte Zustellungszeit - waren es nun ein oder zwei Tage??? Danach solltest Du dich erkundigen.

Ein Eingangsstempel auf den nächsten Tag ist irrelevant, wenn der Brief drei Tage im Kasten liegt, gilt natürlich nicht das Datum, an dem man ihn rausfischt (urlaub???? lol)

Beim Postfach gilt übriges der Zeitpunkt an dem der Brief in das Postfach gelegt wird als zugestellt. D.h. wenn um 12 Uhr das Postfach geleert wird, aber um 13 Uhr noch ein Brief kommt, ist er zugestellt...

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Florian Illenberger

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Bei uns ist das je nach Projekt vertraglich festgelegt, d.h. im Vertrag steht genau drin, wie lange wir haben, bis eine Anfrage bearbeitet sein muss. Es wir auch definiert, wann der Eingang und der Ausgang erfolgt ist, z.B. bei der Übergabe an einen Kurier oder der Annahme. Das ist aber unterschiedlich nach Projekt und Aufwand der Anfrage. Jedenfalls wird da wenig Raum für eigene Interpretationen gelassen. Vielleicht steht das ja in Euren Verträgen auch genauer drin?

Noch steht es bei uns nicht genau drin, aber ich halte es für vorteilhaft diese nicht unwesentlichen Details in den Vertrag aufzunehmen. Werde das mal anregen bei der GL.