AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Hallo nochmal. Ich hab in Outlook mal rumprobiert, und die Funktion "in pdf konvertieren" gefunden. Dabei wird aus der mail ein pdf erzeugt, in dem die Anhänge eingebettet sind. Sie lassen sich also als originaldatei jeweils öffnen. Auch die Mailadressen funktionieren. Hat da schon jemand Erfahrungen?eignet sich das als Archivierungswerkzeug?

Das musst Du selbst entscheiden, welches Format Du als Archivierung bevorzugst. Wenn Du ein Archivierungstool hast, dass auch im PDF nach Text suchen kann, dann mag es für dich OK sein. Andere bevorzugen plain Text (die Anhänge sind ja laut MIME Standard Base64 codiert und können jeder Zeit mit einem geeigneten Programm aus der Textdatei extrahiert werden) oder andere Formate.
Kann Outlook auch Unterverzeichnisse anlegen, wo man projektbezogen alle E-Mails dort ablegen kann?

Ich archiviere sie als txt Dateien ab und packe dann alle aus dem Projekt in eine Datei. Mit dem Dateimanager kann ich gepackte Dateien behandeln als wäre es ein Verzeichnis und kann dann dort nach Text suchen. PDF hat hingegen ein einheitliches Erscheinungsbild zum ausdrucken. Dafür ist im plain text jede Information des Headers drin, was bei Streitigkeiten wichtig sein kann (nachverfolgen woher die mail kam usw).

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten.

Gibt es denn auch Erfahrungen mit Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Bauleitugen, sprich muss jede Mail ausgedruckt werden.

Ein öbuv Sachverständiger muss z.B. gemäß Sachverständigenordnung Westfalen Nord vom 21.06.2012, §13 (2) dazu verpflichtet die sonstigen schriftlichen Unterlagen ... mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Gibt es ähnliche Vorschriften für Bauleiter?
Gruß
--
Blumenschein

Generell muss alles, was als Beweismaterial verwendet werden kann mind. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Archivierung kann auch digital erfolgen, dabei sollte aber darauf geachet werden, dass die Dateien so gespeichert werden, dass sie im Zweifel in 10 Jahren noch geöffnet werden können.
D.h. die CD / DVD ist das denkbar schlechteteste Medium.
Proprietäre Dateiformate irgendwelcher Spezialanwendungen könnten in 10 Jahren auch nicht mehr eigelesen werden, da ggf. die Software nicht mehr verwendet wird oder mit mit Windows 20 / MacOS X 10.21 vielleicht auch nicht mehr läuft...

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Florian Illenberger

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Also wir archivieren nach wie vor alles ausgedruckt und in Papierform (außer Fotos und CAD-Dateien). Natürlich zusätzlich wir alles digitale entsprechend gesichert, aber es ist bei uns nicht alles digital vorhanden. Egal, wie gut die heutigen Möglichkeiten für das papierlose Büro geworden sind und wie perfekt die Lösungen diverser Softwareanbieter mittlerweile sind, es kostet definitiv mehr Zeit ein solches System lückenlos zu pflegen und ist mit größeren Informationsverlustrisiken verbunden, als der klassische Ordner im Regal.
Es entstehen natürlich Unmengen von Kisten voll mit Ordner, die ihren Platz benötigen und auch der Umweltschutz, sprich Papier sparen, ist ein Argument, aber Vieles wurde während der Projektbearbeitung ohnehin ausgedruckt und dann wieder weggeworfen. Wir archivieren es, wenn es Sinn macht.
Ich glaube, dass Speichermedien und Dateiformate relativ schnell überholt sind, aber das Papier auch in einigen Jahrzehnten noch seine Bedeutung hat.

bei uns ist es umgekehrt, wir haben alles digital und wenig auf Papier, in der
Hoffnung, dass es das PDF Format, dass es nun seit über zwanzig Jahren gibt,
noch mal solange schafft...

PDF ist sicherlich ein recht sicheres Format auf Sicht von 20 Jahren.
Fotos in ordentlicher Qualität oder andere Pixeldaten nehmen als PDF aber auch gerne viel Platz in Anspruch, wenn man sie nicht optimal speichert.
Dann bleibt immernoch die Frage nach dem Speichermedium und der Sicherung von diesem.
Wir sichern auf einem Server der täglich intern spiegelt und dann 2x pro Woche auf eine NAS mit 4 Platten zusätzlich sichert. Dazu noch 3 rotierende RDX-Bänder die regelmäßig getauscht und extern gelagert werden.
Ist aber auch alles nicht mehr zu gebrauchen, wenn es den großen EMP gibt.

Das kann ich so nicht stehen lassen.

Ein sinnvolles Backupsystem benötigt jedes Büro heute sowieso. Das wirtschaftliche Risiko nach einem Datengau wäre sonst immens.
Dieses System so auszuweiten, dass dies für die notwendige Beweissicherung über 10 Jahre nutzbar ist, ist kein großer Aufwand mehr.



So eine Archivkiste in einem Keller ist nach einem wasserrohrschaden dann leider auch nicht mehr zu gebrauchen...

Was die Speichermedien angeht, sehe ich bei der richtigen Wahl kein Problem. Wir reden hier immerhin nur über EIN Jahrzehnt und die Festplatten, die ich 2005 gekauft habe, kann ich nach wie vor problemlos nutzen - auch wenn die Kapazität nicht mehr ausreicht.

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Florian Illenberger

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