Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Hallo zusammen,

wie haltet Ihr es mit der Dokumentation des Schriftverkehrs während eines Projektes, insbesondere während einer Bauleitung. Druckt Ihr alles aus und heftet es ab? Erzeugt Ihr von jeder Mail eine PDF? ….Gibt es diesbezüglich Vorschriften?

Gespannt auf Infos,
Gruß
–
Blumenschein

Hi Blume,

ein gutes Thema! Da bin ich auf die Antworten gespannt.

In meinem aktuellen Büro wird alles ausgedruckt. Das ist mehr als lästig, insbesondere weil es kein Sekretariat gibt. Deshalb bleibt die Ablage an den Projektarchitekten hängen und wird abends gemacht.

Im letzten Büro in dem ich gearbeitet habe wurden Mails grundsätzlich als PDF geschrieben und im entsprechenden Korrespondenzordner abgelegt. Der Betreff der Email war so codiert, dass er gleichzeitig der Dateiname des PDF ist, z. B.:
Projektkürzel_Datum_Adressatenkürzel_Schlagwort

"Unwichtige" Emails wurden nur im Mailprogramm archiviert oder gelöscht, z. B. diese unsäglichen "Danke"-Ping-Pong Mails

"Sehr wichtige" Mails wurden zusätzlich zum PDF auf Papier gedruckt, z. B. Terminbestätigungen, "Zwischenbestätigungen /-freigaben" des Bauherrn, Bemusterungsergebnisse/ Farbnummernmitteilungen an Handwerker, etc.


Mich würde interessieren wie es die Anderen machen, insbesondere die von Euch, die ein Datei-manger-System(?) [Archimedis, Kieler?] verwenden.

Grüße,
bim

Zu jedem Auftrag bzw. Anfrage habe ich einen Ordner

Jahr/Lfd.Nr_Auftraggeberkürzel_Projekt_Kurzbeschreibung

In dem mehrere Unterordner sind. (Intern; Kalkulation, Konstruktion, Schriftverkehr, ..)
In denen Alles abgelegt und regelmäßig archiviert wird.

Alle E-Mails werden Auftrag bezogen in einem dafür vorgesehen Ordner in Original und pdf archiviert!

Ausserdem führe seit 6 Jahren ein Projekttagebuch das mittlerweile peinlichst genau und handschriftlich das wiedergibt was ich mache! Darin werden auch Gespräche mit Name und Uhrzeit geführt! Gleichzeitig Stundennachweis. Hinweise zu wichtige Notizen usw. diese werden in einem Ordner und als pdf zum Auftrag gespeichert.

Aufträge haben Checklisten, wie z.B. ohne Statik keine Bearbeitung usw. Behinderungen, Bedenken, Freigaben ausschließlich nur schriftlich,...

Gruß
Tom

Hallo zusammen, hier ein kleiner Hilferuf zu dem Thema:

bei uns wird gerade eine neuen Ordnerstrutktur eingeführt, und im Zusammenhang damit die Ablagesystematik überarbeitet. DA es keinen Mailserver gibt (Die Mails landen auf dem jeweiligen Rechner der Mitarbeiter,ist folgendes geplant :

1. Alle Mails werden abgelegt (soweit OK)

2. für jede Mail soll im jeweiligen Schriftverkehrordner (Bauherr; Fachplaner etc...) ein neuer Ordner mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
angelegt werden.

3.Darin wird dann die Mail als eml / Outlook Element mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
abgelegt, etwaige Anhänge werden ebenfalls separat in dem Ordner abgelegt.

Wenn ich jetzt mal hochrechne, das ich pro Mail dafür ca. 2 Minuten benötige wird mit bei einem mittleren Mailaufkommen von ca. 60-70 Mails pro tag (gesendet + empfangen bei mehreren Projekten ) schlecht, wenn ich drüber nachdenke, da ich eigentlich nicht die Zeit habe, 2 von 8 Stunden am Tag Emails abzulegen.

Mal ganz abgesehen davon, das die Ablage dann pro Tag ca. 150-200€ kostet (kalkuliert man die Stunden intern mal mit 75€/h)

...Ausserdem hab ich es grade mal testweise gemacht und festgestellt, dass ich einen Großteil der Mails umbenennen müsste, da der Betreff zu viele Zeichen hat und im explorer nicht mehr in einen Ordner verschoben werden können.


Wie macht ihr das, oder gibt es irgendwelche tools die das für einen erledigen?


leicht verzweifelte bis panische grüße

Michael

Ich archiviere meine E-Mails immer unter dem Unterordner Schriftverkehr

00000_Kürzel_Bezeichnung
--Schriftverkehr
----Eingang
--------2015-10-19_E-Mail_KurzerText
--------E-Mail Datei (per Drag and Drop)
--------E-Mail Test als pdf (per PDF24Creator - da ich sie gleich rein zieh, nenne ich sie nicht um - so kann ich sie ohne Outlook lesen)
--------ggf. Anhänge (pdf, dwg, ...)

genauso bei Ausgang

Ich mache das immer gleich wenn ich die E-Mail lese.
Pro Tag sind das bei mir 10 - 30 Mails

Gruß
Thomas

Bezüglich Mails habe ich einen Filter für jedes Projekt gemacht und jedes Projekt hat seinen Mailordner im E-Mail Client und die Mails werden nach dem Empfang automatisch in die Ordner geschoben. Mit den Beteiligten wird ein vorangehender Betreff für den Mailverkehr vereinbart. Wenn der vereinbarte vorangehender Betreff nicht eingehalten wird, dann verschiebt man per Hand (ist nur ein Mausklick). Die Ordner können dann jeder Zeit in ein Archiv verschoben werden. Selbstredend ist, dass der Rechner mit den E-Mailordnern regelmäßig gesichert wird. Der E-Mailverkehr bleibt somit im Rechner in der Ordnerstruktur des E-Mail Clients und wenn das Projekt beendet ist, wird es zusammen mit den anderen Projektdaten archiviert. Die Abfolge der Mails wird anhand des Datums ersichtlich. Solange die Mails im System bleiben ist deren Abfolge ja sowieso gegeben. Im Prinzip kann man die ja eh im System belassen, denn viel Platz nehmen die E-Mails auch nicht weg. Ein E-Mail Client kann die Mails auch automatisch exportieren. Zur Not macht man sich ein Script dafür. Man kann sich auch ein Scrip machen, um dann auch das Datum in den Dateinamen schreiben zu lassen. Alles kein großes Problem. Ich verwende derzeit Thunderbird, bzw das Debian-Pendant Icedove (alles was netzt geht bei mir über Linux und im Prinzip ist der Linux-Rechner mein Server).

Hätte ich ein größeres Büro, würde ich einen E-Mail Server einrichten, der zentral die E-Mails abholt und den Mitarbeitern zur Verfügung stellt und das Beschriebene dann zentral auf dem Server ablaufen lassen.

Das verschieben mit regeln klappt innerhalb von Outlook, klar. Aber was kann ich machen, wenn die Mails quasi "von Hand" auf dem Server abgelegt werden müssen? (Kein Mailserver vorhanden)

Man kann selbst steuern, ob die Mails in den E-Mail Client importiert oder beim Provider liegen bleiben. Natürlich importiere ich eingehende E-Mails auf den heimischen E-Mail Client. Dann sind sie auf meiner Festplatte. Da müssen keine E-Mails per Hand importiert werden, weil das läuft alles automatisch im Hintergrund ab. Wenn ich unterwegs bin und E-Mails mit dem Tab checke, dann bleiben die auf dem Server vom Provider und kommen dann auf meine Platte, wenn ich den E-Mail Client aufrufe. Wo ist das Problem? Wenn Du fremde E-Mails meinst, die Du als Textdatei von jemanden anders auf Dongel oder CD bekommst, dann landen die eben im Textordner des Projektes. Aber das sind doch absolute Ausnahmen, habe ich noch nie erlebt. Das macht doch kein normaler Mensch. Mails bekommt man über den normalen Weg und wenn jemand eine andere Mail weiter geben will, dann kann man die auch forwarden und dann läuft eh alles wie üblich. Oder wie meinst Du das?

...aber irgendwann musst Du die doch mal archivieren, oder?!
Die outlook.pst nimmt ja sonst gigantische Ausmaße an.
@bimfood, mit einer verschlagwortenden Bürosoftware ist das natürlich
einfacher, im Prinzip braucht man nur noch einen einzigen Projektordner, der
Rest erfolgt über Filtersuche, also z.B. zeige alle ausgehenden E-Mails an Fa. XY
im Juli von Projekt AB usw.
Da die Mails auf dem Server (z.B. NAS) abgelegt werden, ist das lokale Outlook
im Idealfall leer.
Man schreibt auch gar nicht mehr in Outlook, sondern in der Bürosoftware und
versendet dann nur über den Mailclient.
Das macht eigentlich jede einfache Handwerkersoftware so. Warum sich das bei
den Architekten nicht durchsetzt, das weiß ich auch nicht.

Ich kann den ganzen Projektordner im E-Mail Client exportieren, in allen möglichen Formaten, als einzelne Mails in allen möglichen Formaten bis hin zu PDF, oder als eigene Datei, die das Mailprogram wieder einlesen kann, als sei nix gewesen. Diese kann ich dann mit dem Projektordner archivieren. Geht das in Outlook nicht?

Einen Vorteil von irgend welchen Programmen direkt E-Mails zu versenden sehe ich keinen. Ob ich in Icedove oder irgend einem Programm die E-Mail eintippe, ist doch egal. Im E-Mail-Client habe ich alle Funktionalitäten die ich brauche, um Mails zu forwarden, Dateien einzubinden oder zu verschlüsseln oder sonst was es so gibt. Im Gegenteil. Durch solche Funktionalitäten bläht man andere Programme immer mehr auf und jeder hat seine eigene Oberfläche wo man sich erst mal zurecht finden muss. All in one Lösungen finde ich nicht gut. In Zeiten preemptiver multitasking Betriebssysteme sollte das kein Problem sein mehrere Programme offen zu lassen und bei Bedarf hervor zu holen.

Hallo nochmal. Ich hab in Outlook mal rumprobiert, und die Funktion "in pdf konvertieren" gefunden. Dabei wird aus der mail ein pdf erzeugt, in dem die Anhänge eingebettet sind. Sie lassen sich also als originaldatei jeweils öffnen. Auch die Mailadressen funktionieren. Hat da schon jemand Erfahrungen?eignet sich das als Archivierungswerkzeug?

Das musst Du selbst entscheiden, welches Format Du als Archivierung bevorzugst. Wenn Du ein Archivierungstool hast, dass auch im PDF nach Text suchen kann, dann mag es für dich OK sein. Andere bevorzugen plain Text (die Anhänge sind ja laut MIME Standard Base64 codiert und können jeder Zeit mit einem geeigneten Programm aus der Textdatei extrahiert werden) oder andere Formate.
Kann Outlook auch Unterverzeichnisse anlegen, wo man projektbezogen alle E-Mails dort ablegen kann?

Ich archiviere sie als txt Dateien ab und packe dann alle aus dem Projekt in eine Datei. Mit dem Dateimanager kann ich gepackte Dateien behandeln als wäre es ein Verzeichnis und kann dann dort nach Text suchen. PDF hat hingegen ein einheitliches Erscheinungsbild zum ausdrucken. Dafür ist im plain text jede Information des Headers drin, was bei Streitigkeiten wichtig sein kann (nachverfolgen woher die mail kam usw).

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten.

Gibt es denn auch Erfahrungen mit Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Bauleitugen, sprich muss jede Mail ausgedruckt werden.

Ein öbuv Sachverständiger muss z.B. gemäß Sachverständigenordnung Westfalen Nord vom 21.06.2012, §13 (2) dazu verpflichtet die sonstigen schriftlichen Unterlagen ... mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Gibt es ähnliche Vorschriften für Bauleiter?
Gruß
--
Blumenschein

Generell muss alles, was als Beweismaterial verwendet werden kann mind. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Archivierung kann auch digital erfolgen, dabei sollte aber darauf geachet werden, dass die Dateien so gespeichert werden, dass sie im Zweifel in 10 Jahren noch geöffnet werden können.
D.h. die CD / DVD ist das denkbar schlechteteste Medium.
Proprietäre Dateiformate irgendwelcher Spezialanwendungen könnten in 10 Jahren auch nicht mehr eigelesen werden, da ggf. die Software nicht mehr verwendet wird oder mit mit Windows 20 / MacOS X 10.21 vielleicht auch nicht mehr läuft...

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Florian Illenberger

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Also wir archivieren nach wie vor alles ausgedruckt und in Papierform (außer Fotos und CAD-Dateien). Natürlich zusätzlich wir alles digitale entsprechend gesichert, aber es ist bei uns nicht alles digital vorhanden. Egal, wie gut die heutigen Möglichkeiten für das papierlose Büro geworden sind und wie perfekt die Lösungen diverser Softwareanbieter mittlerweile sind, es kostet definitiv mehr Zeit ein solches System lückenlos zu pflegen und ist mit größeren Informationsverlustrisiken verbunden, als der klassische Ordner im Regal.
Es entstehen natürlich Unmengen von Kisten voll mit Ordner, die ihren Platz benötigen und auch der Umweltschutz, sprich Papier sparen, ist ein Argument, aber Vieles wurde während der Projektbearbeitung ohnehin ausgedruckt und dann wieder weggeworfen. Wir archivieren es, wenn es Sinn macht.
Ich glaube, dass Speichermedien und Dateiformate relativ schnell überholt sind, aber das Papier auch in einigen Jahrzehnten noch seine Bedeutung hat.