Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Hallo zusammen,

wie haltet Ihr es mit der Dokumentation des Schriftverkehrs während eines Projektes, insbesondere während einer Bauleitung. Druckt Ihr alles aus und heftet es ab? Erzeugt Ihr von jeder Mail eine PDF? ….Gibt es diesbezüglich Vorschriften?

Gespannt auf Infos,
Gruß
–
Blumenschein

Hi Blume,

ein gutes Thema! Da bin ich auf die Antworten gespannt.

In meinem aktuellen Büro wird alles ausgedruckt. Das ist mehr als lästig, insbesondere weil es kein Sekretariat gibt. Deshalb bleibt die Ablage an den Projektarchitekten hängen und wird abends gemacht.

Im letzten Büro in dem ich gearbeitet habe wurden Mails grundsätzlich als PDF geschrieben und im entsprechenden Korrespondenzordner abgelegt. Der Betreff der Email war so codiert, dass er gleichzeitig der Dateiname des PDF ist, z. B.:
Projektkürzel_Datum_Adressatenkürzel_Schlagwort

"Unwichtige" Emails wurden nur im Mailprogramm archiviert oder gelöscht, z. B. diese unsäglichen "Danke"-Ping-Pong Mails

"Sehr wichtige" Mails wurden zusätzlich zum PDF auf Papier gedruckt, z. B. Terminbestätigungen, "Zwischenbestätigungen /-freigaben" des Bauherrn, Bemusterungsergebnisse/ Farbnummernmitteilungen an Handwerker, etc.


Mich würde interessieren wie es die Anderen machen, insbesondere die von Euch, die ein Datei-manger-System(?) [Archimedis, Kieler?] verwenden.

Grüße,
bim

Zu jedem Auftrag bzw. Anfrage habe ich einen Ordner

Jahr/Lfd.Nr_Auftraggeberkürzel_Projekt_Kurzbeschreibung

In dem mehrere Unterordner sind. (Intern; Kalkulation, Konstruktion, Schriftverkehr, ..)
In denen Alles abgelegt und regelmäßig archiviert wird.

Alle E-Mails werden Auftrag bezogen in einem dafür vorgesehen Ordner in Original und pdf archiviert!

Ausserdem führe seit 6 Jahren ein Projekttagebuch das mittlerweile peinlichst genau und handschriftlich das wiedergibt was ich mache! Darin werden auch Gespräche mit Name und Uhrzeit geführt! Gleichzeitig Stundennachweis. Hinweise zu wichtige Notizen usw. diese werden in einem Ordner und als pdf zum Auftrag gespeichert.

Aufträge haben Checklisten, wie z.B. ohne Statik keine Bearbeitung usw. Behinderungen, Bedenken, Freigaben ausschließlich nur schriftlich,...

Gruß
Tom

Hallo zusammen, hier ein kleiner Hilferuf zu dem Thema:

bei uns wird gerade eine neuen Ordnerstrutktur eingeführt, und im Zusammenhang damit die Ablagesystematik überarbeitet. DA es keinen Mailserver gibt (Die Mails landen auf dem jeweiligen Rechner der Mitarbeiter,ist folgendes geplant :

1. Alle Mails werden abgelegt (soweit OK)

2. für jede Mail soll im jeweiligen Schriftverkehrordner (Bauherr; Fachplaner etc...) ein neuer Ordner mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
angelegt werden.

3.Darin wird dann die Mail als eml / Outlook Element mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
abgelegt, etwaige Anhänge werden ebenfalls separat in dem Ordner abgelegt.

Wenn ich jetzt mal hochrechne, das ich pro Mail dafür ca. 2 Minuten benötige wird mit bei einem mittleren Mailaufkommen von ca. 60-70 Mails pro tag (gesendet + empfangen bei mehreren Projekten ) schlecht, wenn ich drüber nachdenke, da ich eigentlich nicht die Zeit habe, 2 von 8 Stunden am Tag Emails abzulegen.

Mal ganz abgesehen davon, das die Ablage dann pro Tag ca. 150-200€ kostet (kalkuliert man die Stunden intern mal mit 75€/h)

...Ausserdem hab ich es grade mal testweise gemacht und festgestellt, dass ich einen Großteil der Mails umbenennen müsste, da der Betreff zu viele Zeichen hat und im explorer nicht mehr in einen Ordner verschoben werden können.


Wie macht ihr das, oder gibt es irgendwelche tools die das für einen erledigen?


leicht verzweifelte bis panische grüße

Michael

Ich archiviere meine E-Mails immer unter dem Unterordner Schriftverkehr

00000_Kürzel_Bezeichnung
--Schriftverkehr
----Eingang
--------2015-10-19_E-Mail_KurzerText
--------E-Mail Datei (per Drag and Drop)
--------E-Mail Test als pdf (per PDF24Creator - da ich sie gleich rein zieh, nenne ich sie nicht um - so kann ich sie ohne Outlook lesen)
--------ggf. Anhänge (pdf, dwg, ...)

genauso bei Ausgang

Ich mache das immer gleich wenn ich die E-Mail lese.
Pro Tag sind das bei mir 10 - 30 Mails

Gruß
Thomas

Bezüglich Mails habe ich einen Filter für jedes Projekt gemacht und jedes Projekt hat seinen Mailordner im E-Mail Client und die Mails werden nach dem Empfang automatisch in die Ordner geschoben. Mit den Beteiligten wird ein vorangehender Betreff für den Mailverkehr vereinbart. Wenn der vereinbarte vorangehender Betreff nicht eingehalten wird, dann verschiebt man per Hand (ist nur ein Mausklick). Die Ordner können dann jeder Zeit in ein Archiv verschoben werden. Selbstredend ist, dass der Rechner mit den E-Mailordnern regelmäßig gesichert wird. Der E-Mailverkehr bleibt somit im Rechner in der Ordnerstruktur des E-Mail Clients und wenn das Projekt beendet ist, wird es zusammen mit den anderen Projektdaten archiviert. Die Abfolge der Mails wird anhand des Datums ersichtlich. Solange die Mails im System bleiben ist deren Abfolge ja sowieso gegeben. Im Prinzip kann man die ja eh im System belassen, denn viel Platz nehmen die E-Mails auch nicht weg. Ein E-Mail Client kann die Mails auch automatisch exportieren. Zur Not macht man sich ein Script dafür. Man kann sich auch ein Scrip machen, um dann auch das Datum in den Dateinamen schreiben zu lassen. Alles kein großes Problem. Ich verwende derzeit Thunderbird, bzw das Debian-Pendant Icedove (alles was netzt geht bei mir über Linux und im Prinzip ist der Linux-Rechner mein Server).

Hätte ich ein größeres Büro, würde ich einen E-Mail Server einrichten, der zentral die E-Mails abholt und den Mitarbeitern zur Verfügung stellt und das Beschriebene dann zentral auf dem Server ablaufen lassen.

Das verschieben mit regeln klappt innerhalb von Outlook, klar. Aber was kann ich machen, wenn die Mails quasi "von Hand" auf dem Server abgelegt werden müssen? (Kein Mailserver vorhanden)

Aktuell halte ich es noch so: Alles (!) wird eingescannt und ein einer klassischen Windows-Ordnerstruktur abgelegt. Das hat sich bisher einfach durchgesetzt. Bei vielen Programmen fehlt einfach die Intuition und die Einfachheit für das schnelle Arbeiten. Der klassische Ordner im Regal hat sich zwar über Jahre hinweg bewährt, doch dürfte auch dieser bald aussterben.

Die Windows-Ordnerstruktur bildet also ein gutes "Mittelding".


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