Besprechungsprotokolle

Hallo zusammen!

Sind wir als Architekten verpflichtet bei Baubesprechungen mit privaten Bauherren Besprechungsprotokolle anzufertigen ??? Thematik ist jetzt beim EFH mit privaten Bauherren .

Eine gute Frage!

Hier im Büro wird das auch immer mal wieder diskutiert. Meistens eher aus eigenem Antrieb als dass es von Bauherrenseite gefordert wird.

Bei EFH-Projekten ist das aus meiner Sicht zeitlich kaum zu leisten. Daher handhaben wir das in der Regel in einem "gestuften" Verfahren:

(1) Absprachen mit Behörden werden offiziel protokolliert. D. h. auf einem Protokollformular und entsprechend verteilt. Ggf. mit Anlagen.

(2) Verhandlungsprotokolle mit Firmen ebenfalls. Diese werden Bestandteil des Bauvertrages als Anlage dazu.

(3) Entwurfsbesprechungen werden handschriftlich protokolliert. Dazu gibt es einen Vordruck bzw. einen Büroblock. Die Mitschriften verbleiben nur bei uns und werden separat durchnummeriert/ datiert und abgelegt.
Je nach Stand des Entwurfsprozess´ werden Änderungen direkt im Plan eingetragen. Diese Unterlagen werden ebenfalls abgelegt. Da kommt schnell mal ein Ordner oder Mehr zusammen, weshalb hier immer wieder mal ausgemistet wird, spätestens nach Fertigstellung und Inbetriebnahme des Gebäudes.

(4) Bemusterungen werden in der Regel in Material- und Objektlisten festgehalten. Die Listen werden über den Projektverlauf mitgeführt und bei Übergabe des Projektes zusammen mit der Dokumentation und den Revisionsunterlagen dem Bauherrn übergeben.

(5) Baustellenbesprechungen werden mit dem Bautagebuch erschlagen. Hierzu gibt es einen Vordruck der während des Baustellenbesuchs handschriftlich ausgefüllt wird.

(6) Fachplanerbesprechungen werden in der Regel handschriftlich dokumentiert und nach Bedarf z. B. in einer Email zusammengefasst und den betreffenden Planer nach dem Termin mitgeteilt. Zur Zeit arbeite ich an einem Formular zur Schnittstellenklärung mit dem Ziel zum Anfang der Zusammenarbeit die Leistungsgrenzen festzulegen.

(7) .... was habe ich noch vergessen?

Also ich finde das auch enorm schwer. Auf der einen Seite ist es super zeitaufwendig aber wer kann sich manchmal schon dran erinnern was man vor einem halben Jahr mal abgesprochen hat. Aber würdet Ihr meinen wenn ein Bauherr drauf besteht ein Protokoll von Planungsbesprechungen zu erhalten dies zu machen oder ist das für euch eher eine besondere Leistung die extra vergütet werden muss? Ich bin da ja eher der Ansicht das alles was man mit dem Bauherren oder anderen Firmen abspricht schriftlich festgehalten werden muss. Wenn es hinter um Mängel geht oder "So hab ich mir das aber nicht vorgestellt...." ist das doch enorm wichtig ein Schriftstück in der Hand zu halten.

Bei Entwurfsbesprechungen - vor allem im "Privatkundengeschäft" - ist das nahezu unmöglich... soviel wie da ständig geändert wird... Das lässt sich auch durch protokollarisches Festhalten nicht vermeiden.

Da steht aus meiner Sicht die Beziehungsebene Bauherr - Architekt und die Bauherrenzufriedenheit stärker im Vordergrund. In der Regel lässt sich das Thema Mehraufwand z. B. für mehrmalige Änderungsrunden (Aufwand der über die HOAI oder Vereinbarten Vertragsrahmen hinausgeht) besser im Gespräch klären als auf dem formalistischen Weg über sture Protokolle.

Diese "Das habe ich mir anders Vorgestellt"-Nummer wird sich nie ganz vermeiden lassen. Da lässt sich über Bemusterungen, Visualisierungen und Referenzbilder und -situationen im Vorfeld viel entschärfen. Je nachdem kapituliert da auch nicht selten der Bauherr wenn man ihm viele Möglichkeiten eröffnet sich vorher Dinge anzuschauen, da ihm das dann schon gelegentlich zu anstrengend wird herumzufahren.

Ich glaube es sind vor allem die kommunikativen Fähigkeiten und der Wille zur Qualität auf Seite des Architekten einerseits und andererseits der Mitwirkungswille des Bauherrn die hier gefragt sind und die die Beziehung der beiden ausmachen.

Nein, das ist grundsätzlich keine Grundleistung nach HOAI. Es ist bei größeren Projekten Aufgabe der Projektsteuerung.

Trotzdem lohnt es sich im eigenen Interesse zumindest von größeren Besprechungen gerade am Projektanfang (dann wenn der Kunde seine Bestellung aufgibt) Gesprächsnotizen anzufertigen und auch dem Kunden zu senden.

Das stimmt. Das ersetzt auch die ausführlichste Protokollführung nicht.

Das muss man genauer differenzieren. Fachplaner-Besprechungen werden vom Architekten protokolliert, der ja die Koordinationspflicht hat (egal, ob er den Generalplaner-Hut auf hat oder nicht). Bauherren-Sitzungen nur dann vom Projektsteuerer, wenn es ihn überhaupt gibt. Bei kleinen Vorhaben auch oftmals vom Architekten - weil öffentliche Bauherren es gerne vertrauensvoll auf ihn abwälzen und private Bauherren dazu gar nicht in der Lage sind.

Da das Protokoll im Interesse des Architekten liegt und bei der Abfassung desselben auch ein kleiner Autorenvorteil genutzt werden kann, ist es i. d. R. klug, als Architekt die Protokollführung nicht abzulehnen.

T.

...und sie sich aber auch vergüten zu lassen. Ein Projektsteurer würde es auch nicht umsonst tun.

Ich glaube, wir hatten das irgendwann schon einmal: Du möchtest die Protokollführung tatsächlich gesondert in Rechnung stellen? Hast Du es je getan oder kennst Du jemanden, der es je getan hat? Ich nicht. Bei kleineren Bauvorhaben ist das doch in 1/2 Std. getan und gehört sozusagen zur Nach-Reflexion und Auswertung der Besprechung. Bei großen Bauvorhaben kann es tatsächlich 1/2 Tag dauern, trotzdem ist es auch dann vom Grundhonorar abgedeckt.

T.

Ja, ich habe es getan.
Bei einem öffentlichen Projekt. Ich habe 58 Besprechungsprotokolle, die ganz klar in den Aufgabenbereich Projektsteuerung fallen, einschl. Versand an die Beteiligten mit jeweils 1,5 Stunden Bearbeitungsdauer (x58xStundensatz) als gesonderte Leistung in Rechnung gestellt, nachdem mir die Richtigkeit dieser Abrechnung von einem Honorarsachverständigen bestätigt wurde.

Das sollte jeder Architekt tun.

Ich sehe das so:
Man kann nicht auf der einen Seite von professionell gemanagten Büros sprechen und dann Leistungen, die Arbeit und Haftung verursachen, einfach als Gratisleistung erbringen und die Abrechnung unter den Tisch fallen lassen.
Keine professionelle arbeitende Kanzlei und auch kein professionell geführtes Bauunternehmen würden das tun.
Warum also erbringen Architekten so gerne Gratisleistungen?

Ich sage Dir warum:
Viele Architekten sind sich unsicher bei dem was sie tun und haben Angst vor Haftungsrisiken. Sie hoffen, dass mit ihnen nachsichtigt umgegangen wird, wenn sie bei der Abrechnung nicht auf das volle und angemessene Honorar bestehen. Bei öffentlichen Auftraggebern möchte man nicht "unangenehm" auffallen um möglichst immerwieder berücksichtigt zu werden. Dafür kriecht der ein oder andere gerne schonmal vor den Verantwortlichen.

Wer sich klein macht, hat aus meiner Sicht schon verloren.

Ich denke auch, dass man es auf jeden Fall tun sollte ... es gibt in dem Sinne zwar keine Pflicht, aber sicher ist sicher. Außerdem zeugt es von Qualität.

Vor allem spielen Protokolle eine zentrale Rolle, wenn es später zu Streitigkeiten kommt. Über sie werden Schnittstellen, Planungs-, Ausführungs- und Abnahmetermine, etc. definiert, auf die man sich berufen kann.

T.

...wenn man sie macht und die, die besondere Leistungen sind, korrekt abrechnet.