dokumentenmanagement
 

wie archiviert ihr eure projekte? druckt ihr pdfs, oder speichert ihr nur die reinen cad-daten und wenn ja plattformübergreifend(z.b. dxf). was macht ihr mit dem schriftverkehr? auch hier pdf oder alles in papierform. werden mails ausgedruckt oder gespeichert?
mich würde interessieren wie ihr damit umgeht.

Geht es um universitäre Projekte oder um reale?

im grunde sowohl als auch. das eine läßt sich ja auf das andere eventuell übertragen.

Nein, definitiv nicht!

Bauprojekte werden so archiviert, dass sie 10 Jahre lang als Beweismittel nützlich sind. D.h. es wird jede Email ausgedruckt und abgeheftet, alle Planstände Dokumentiert etc.
Bei einem Gebäude mit einem Bauvolumen von 5-20 Mio. Euro kommen da schnell 10m gestapeltes Papier zusammen, die archiviert werden müsse.

Wenn's um Uniprokekte geht, dann werden bei mir nur Präsenationen und der letzte CAD Stand archiviert. Im Orginalformat.
Von den Präsentationen wird neben dem Präsentations-PDF natürlich auch die Layout-Datei mit allen Verknüpfungen archiviert.
Dann werden die Pläne verkleinert auf A3 ausgedruckt und kommen in eine Folie in einem A3 Ordner.
Schriftverkehr wird meist vernichtet, es sei den es ist was interessantes.

also eigentlich doch recht ähnlich.
wie dokumentierst du den "letzten planstand", als pdf, als cad datei ,als gedruckte variante oder sowohl als auch. wenn "10m papier" rauskommen, gibt es da alternativen? gibt es digitale varianten. man könnte seine mails auf einer cd sichern genauso seine pläne.

Hi MrBulbous,

sowohl für Uniprojekte als auch für Büroprojekte, aber gerade für Letzteres, musst du immer auch den letzten Stand als CAD Datei sichern. Das pdf dient immer als zusätzliches Speicherformat um sehr schnell mal die letzte aktuelle Version abzurufen, ohne Gefahr zu laufen ausversehen etwas zu ändern.
Die gedruckte Version von Studienprojekten dient in der Regel nur zur evt. Präsentation bei Bewerbungen.
Ob CDs wirklich das Sicherungsmedium der Wahl sind, würde ich bezweifeln. Für solche Zwecke würde ich eher - wenn vorhanden - auf Band-, Zip- oder externe Festplattenlaufwerke zurückgreifen.

Gruß

Max

Also in CD's und DVD's hab ich auch nicht so das Vertrauen, allerdings auch nicht auf die anderen Medien, die Du angesprochen hast. Ist Microfilm eine Alternative?

Für die (private) Datensicherung sind externe Festplatten recht gut geeignet. Sind billig, passt enorm viel drauf und die Datenübertragung geht fix. Zudem ist alles mobil handhabbar.
So lässt sich das Ganze für 2-5 Jahre archivieren, danach eine neue HD oder wer weiss, was es in 5Jahren gibt...


Mit meinem ersten Computer hatte ich ein QIC-Bandlaufwerk zur Datensicherung - Die Geräte werden heute gar nicht mehr hergestellt und die Kapazität ist lächerlich. Ich würde deshalb nicht davon ausgehen, die Daten für die nächsten 20Jahre archivieren zu wollen, sondern lieber einfach - aber in kürzeren Abständen....

:eek: echt, das macht Ihr? Hoffentlich seid Ihr nicht im ökologischen Bauen
tätig :D Mal im Ernst, ist das wirklich notwendig?
interessiert
Matthias

Soetwas kann ganz hilfreich sein, vorallem, wenn man die Deutsche Bahn verklagt...

Papier ist eigentlich ein sehr langlebiges Backup Medium. Wäre ja blöd wenn eine wichtige Email beim letzten Festplattencrash verloren gegenagen ist. Mit der Beweispflicht bei Bauvorhaben würde ich das auch machen. Man kann ja Recyclingpapier nehmen ;-)

Florian

Für Uniprojekte würde ich auch nicht alles auf Papier bringen. Das nimmt mir einfach zuviel Platz weg. Ich sichere einfach alle Dateien auf CD bzw. DVD und auf einer Festplatte.

Florian

Microfilm lässt sich so schlecht von einem CAD Programm öffnen ;-)
Aber eine Alternative zu Ausdrucken ist es schon. Nur ist Microfilm auch sehr teuer.

CDs als Backup sind eigentlich sehr gut. Man sollte halt Markenrohlinge verwenden und immer parallel auf 2 Rohlinge verschiedener Hersteller sichern falls eine Charge mal einen Produktionsfehler hat. Bei DVD würde ich nur zu DVD RAM greifen, da diese im Gegensatz zur DVD RW auf Datensicherheit hin optimiert ist.

Wichtig bei der Sicherung auf digitalen Medien ist die redundante Speicherung und die regelmäßige Überprüfung der Lesbarkeit und gegebenenfalls eine Umkopierung auf ein frisches Medium. Das wird leider meistens nachlässig gehandhabt.

Florian

@Florian: Das mit der Deutschen Bahn leuchtet ein :D
Kann man denn die Mails nicht trotzdem als PDF speichern und im
Bedarfsfall (also Klagefall) ausdrucken?
Wir streben auch das papierlose Büro an, aber man kann sagen wer
Drucker säht wird Papier ernten frei aus der Straßenlanung, soll heißen
es klappt nicht! ;)



Hab auch schon davon gehört

:D :D :D :D :D rofl
*schmeiß mich weg*

LOL
Amazing!

Papier ist bei richtiger Lagerung einfach das haltbarste Material, nach Tontafeln.
Egal wie gut man CDs o.ä lagert, irgendwann kommen die ersten Datenfehler rein, bis das Medium unlesbar ist. Abgesehn davon, dass irgendwann die entsprechenden Abspielmedien fehlen. Die Lesbarkeit der Datenformate an sich ist auch auf Dauer nicht garantiert.

Ein Beispiel:
Um 1990 herum, hat mein Vater angefangen Graphen mit Aldus FreeHand zu zeichnen. Ca. 2002 wollte er nun eine alte Zeichnung erneut benutzen. Dummerweise hieß das Programm mittlerweile Macromedia FreeHand und war ab Version 9 nicht mehr fähig die alten Version 3 & 4 Dateien zu öffnen. Zum Glück bat Macromedia eine FH Version 8 als Trial an, um alte Daten umzuformatieren.
Die Frage ist nun aber, wie lange kann man die V8 überhaupt noch nutzen? Unter MacOS X läuft sie nicht mehr nativ...
FreeHand gehört mittlerweile zu Adobe - mal sehn, was sich jetzt wieder an den Datenformaten ändert.
Zumindest konnte mein Vater nach gerademal 12 Jahren nur über Umwege sein Dokument öffnen. Nach 20 Jahren vermutlich nur, wenn er noch einen alten Rechner findet.

Neben dieser Problematik gibt es natürlich nach wie for den Schriftverkehr auf Papier (Fax, Brief, Mitschriften, Aktennotizen...). Es macht also Sinn, den gesamten Schriftverkehr, geordnet nach Gewerk cronologisch sortiert abzuheften. Damit lässt sich immer schnell die Sachlage nachvollziehen.
Es muß auch nicht immer erst ein Prozess ins Haus stehen, damit man Sachen nachsehen muß.
Häufig genug muß man dem Erinnerungsvermögen der am Bau beteiligten nochmal auf die Sprüge helfen, damit das Gebäude nachher so wird wie vom Architekten geplant.

Die Archivierung findet also nicht erst nach Abschluss, sondern währenddessen - am besten wöchentlich statt.

so frustrierend die Folgen sind, so logisch hört sich Deine Argumentation an...
(Habe heute Akteneinsicht im Bau-Archiv gehabt, tadelloser Bauantrag von
1957, auf...Papier! Ob ich meine PDF in 49 Jahren noch lesen kann?)

PS: kannst Du uns mal einen gezeichneten Grafen zeigen :D (zack und weg)

Mein Vater ist kein Künstler - oder wurde der Unterschied zwischen Graph und Graf mit der Rechtschreibreform auch aufgehoben? :D

sorry, ich dachte es war ein Schreibfehler, aber nun bin ich im Bilde :D

Gutes Beispiel, das zeigt wie wichtig auch die Wahl der Dateiformate ist. Das ist ja gerade bei CAD Programmen ein Problem. Also möglichst alles in Dateiformaten abspeichern deren definition frei zugänglich ist. Dann ist die Chance auch größer, dass man die Dateien in Zukunft noch nutzen kann.

Für Bilder wären das z.B. Tiff und TGA bei Vektoren sind wohl PDF und PS relativ sicher. Bei CAD wird es schon schwieriger, bis auf DXF fällt mir da nix ein. 3D Daten kann man ganz gut als OBJ oder 3DS abspeicher wobei 3DS nur Dreiecke und keine UV Maps unterstützt. MAX und C4D sind leider völlig geschlossene Formate die sonst niemand lesen kann.

Florian

Zum Thema CD und Haltbarkeit wir hier (http://www.heise.de/newsticker/meldung/85686) das Problem der Zersetzung beschrieben:

Egal welches Medium man nutzt: eine Regelmäßige Kontrolle der Medien ist unabdingbar.

Florian

Es lohnt sich, die Rohlinge genau auszusuchen. Die Verbatim-Super-Azo-CD-Rs gelten z.B. als archivfähig. Die angegebenen 100 Jahre muss man nicht glauben; aber 10 könnten schon stimmen und wären schon verdammt gut. Und die Brenngeschwindigkeit muss passen. Die Brennschicht der aktuellsten Rohlinge ist schon wieder so auf Schnell-Brennen optimiert, dass Super-Langsam-Brennen gar nicht das Beste sein muss. Wahrscheinlich liegt man mit einer mittleren Brenngeschwindigkeit von 16-32 bei einem 48- oder 52-fach-Rohling nicht schlecht.